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Österreichs Führungskräfte sind Verwalter statt Gestalter

Österreichs Führungskräfte sind Verwalter statt GestalterWie viel und wie intensiv beschäftigt sich eine Führungskraft tatsächlich mit „Führung“? Zu dieser Frage hat der Produktivitätsberater Alois Czipin die Führungskräfte-Produktivitätsstudie 2008 verfasst. Dafür wurden 261 Führungskräfte der 2., 3. und 4. Management-Ebene einen Arbeitstag lang als „Schatten“ begleitet, ihre Aktivitäten in 6 Kategorien eingeteilt und systematisch ausgewertet. Das wichtigste Resultat ist ernüchternd: Führungsaufgaben kommen mit nur 21% der Arbeitszeit klar zu kurz, andere Aufgabenbereiche nehmen 79% der Zeit ein.

Zu den Führungsaufgaben zählt Czipin die drei Aufgabenkategorien „Pro-aktive Führung“ (Manager greift aktiv in das Geschehen ein und merzt zukünftig zu erwartende Probleme aus), „re-aktive Führung“ (bereits eingetretene Probleme bzw. Symptome werden bekämpft) sowie Training und Coaching (Einflussnahme auf Mitarbeiter durch Erklärungen und Trainings). Die drei weiteren Aufgabenbereiche, die nicht Führung betreffen, sind Administration (alle Arten von Verwaltungstätigkeiten wie Ausfüllen von Arbeitspapieren, Bestellungen etc.), Selbstarbeit (Aktivitäten, die auch von gleich qualifizierten Mitarbeitern ohne Führungsfunktion durchgeführt werden können) sowie verfügbare Zeit (Zeitreserve des Managers, die weder wertschöpfend noch mit Führungsaufgaben verbunden ist, wie etwa private Erledigungen).

Verwaltungsaufgaben dominieren Alltag im mittleren und unteren Management

Die durchschnittliche Führungskraft aus dem mittleren und unteren Management verbringt mehr als drei Viertel ihrer Arbeitszeit (79%) mit Aktivitäten, die nichts mit Mitarbeiterführung zu tun haben: Fast die Hälfte – nämlich 46% der Zeit – wird für administrative Tätigkeiten verwendet. 14% des Tages ist die Führungskraft mit Arbeiten beschäftigt, die auch ein Kollege erledigen könnte (Selbstarbeit), weitere 19% sind verfügbare Zeit. Für die eigentlichen Führungsaufgaben verbleibt ein Rest von gerade einmal 21%.

Der Produktivitätsexperte Alois Czipin erklärt dazu: „In der österreichischen Wirtschaft liegt ein gewaltiges Führungspotenzial brach. Durch den richtigen Einsatz der Führungskräfte kann ein Unternehmen um zumindest 10% produktiver sein. Der Schlüssel dazu liegt im richtigen Delegieren von administrativen Tätigkeiten und im Einsatz von Planungs- und Steuerungsinstrumenten.“ Vom mittleren und unteren Management werde der Umsetzung von Strategien in die Realität viel zu wenig Bedeutung zugemessen, erläutert Czipin: „Viele Führungskräfte ziehen sich als Verwalter des Bestehenden zurück und nehmen ihre gestaltende Rolle nicht wahr. Für sie ist der Anreiz oft noch nicht gegeben, ihr Verhalten in Richtung mehr und produktiverer Führungsarbeit zu ändern. Jene Unternehmen, die den ‚Produktivitätsschatz‘ bei ihren Führungskräften heben, können gewaltige strategische Wettbewerbsvorteile lukrieren, die langfristig wirken.“

Führungskräfte schätzen Kern-Managementaufgaben falsch ein – schwache Produktivität der Mitarbeiter als Folge von Managementfehlern

Manager aus der 2.-4. Führungsebene glauben, dass sie 29% der Zeit pro-aktiv führen (statt der realen 4%). Insgesamt sind sie der Meinung, dass sie mehr als die Hälfte des Tages (statt der realen 21%) mit Führungsaufgaben beschäftigt sind. Befragt man Manager nach ihren Wünschen hinsichtlich Führung, zeigt sich, dass sie die Verwendung ihrer Arbeitszeit zwar nicht richtig einschätzen, aber mit ihrer Lage sehr zufrieden sind.

Der Mangel an effektiver Führung liefert auch eine Erklärung für die Ergebnisse der Czipin (Mitarbeiter-)Produktivitätsstudie aus dem Vorjahr, bei der sich Managementfehler als „Produktivitätskiller Nr. 1“ herausgestellt haben. In Summe mit weiteren Faktoren ergab sich für die Mitarbeiter eine Produktivität von nur 64% (was 79 „verlorenen“ Arbeitstagen pro Mitarbeiter und Jahr entspricht).

Czipins Arbeitszeitverteilungsmodell für Führungskräfte: Gestalter mit Flexibilität statt unproduktive Verwalter

„Erstes Ziel muss es sein, das Verhältnis von Administrations- und Führungsaufgaben umzudrehen. Solange die eigenen Verhaltensdefizite in den Führungsebenen nicht in Frage gestellt werden, bleibt das Potenzial für mehr Produktivität ungehoben“, erklärt der Produktivitätsberater. Für die optimale Arbeitszeitverteilung von Führungskräften hat Czipin ein eigenes Modell entwickelt: „10% sind als verfügbare Zeit reserviert. Der Anteil an Selbstarbeit sinkt mit der Anzahl der unterstellten Mitarbeiter. Die nach Abzug dieser beiden Bereiche verbleibende Arbeitszeit sollte sich wie folgt aufteilen: 40% pro-aktive Führung, 25% re-aktive Führung, 15% Training und Coaching und 20% Administration.“

Eine Langfassung der Czipin Führungskräfte-Produktivitätsstudie 2008 mit weiteren Grafiken zum Download sowie die Czipin (Mitarbeiter-)Produktivitätsstudie 2007 finden Sie auf www.czipin.com