Die Wochen vor Weihnachten sind gerade im Geschäftsleben oft die anstrengendste und stressigste Zeit. Für viele endet das Geschäftsjahr mit all seinen Pflichten zum Jahresende, während man sich gleichzeitig auch noch bei seinen Geschäftspartnern erkenntlich zeigen sollte. Man eilt von einer Weihnachtsfeier zur nächsten, von den vielen privaten Verpflichtungen und Erledigungen ist hier noch nicht einmal die Rede.
Wie soll man sich da auch noch um Compliance kümmern? Doch viele Themen rund um Weihnachten haben mit Compliance zu tun. Wer sich rechtzeitig darauf einstellt, sich Stress und Sorgen ersparen.
Compliance: Darf ich zu Weihnachten meine Kunden einfach so anschreiben?
Die Fragen nach der Compliance beginnen bereits bei der Aussendung von Weihnachtskarten oder Weihnachts-E-Mails. Darf ich alle meine Kontakte einfach so anschreiben oder muss ich hier doch vorsichtig sei? Nicht nur die EU Datenschutz-Grundverordnung lässt diese Frage zur Wissenschaft werden, sondern auch weitere Bestimmungen, wie das Telekommunikationsgesetz, machen das Leben nicht einfacher. Und wenn man guten und wichtigen Kunden verschiedene Geschenke zukommen lassen möchte, kommt auch noch das Strafrecht mit seinen Antikorruptionsbestimmungen ins Spiel. Manche Unternehmen laden ihre Kunden zu Weihnachten gerne zu Punschständen oder auf andere Weihnachtsevents ein und betätigen sich karitativ durch Spenden und Sponsoring. Das alles wirft regelmäßig Fragen auf und bereitet den Verantwortlichen, die sich an die Spielregeln halten möchten, zusätzliche Kopfschmerzen. Viele Unsicherheiten lassen sich aber mit etwas Vorbereitung gut in den Griff bekommen. Wenn man sich im Unternehmen rechtzeitig um die Beantwortung dieser Fragen im Rahmen eines angemessenen Compliance-Managements kümmert, kann man sich nicht nur unnötige Kosten oder gar Strafen ersparen, sondern auch viel an zusätzlichem Stress in der Weihnachtszeit. Compliance-Management heißt nämlich nicht, dass es notwendig ist, Heerschaaren an Menschen damit zu beschäftigen und ein Vermögen dafür auszugeben, sondern jedes Compliance-Management soll den jeweiligen Bedürfnissen, Risiken, Umständen und natürlich der Größe des Unternehmens angemessen sein.
Weihnachtsgeschenke an Kunden? Halten Sie sich an die Compliance!
Als konkretes Beispiel können die Antikorruptionsbestimmungen in Zusammenhang mit Weihnachtsgeschenken dienen. Bei Geschenken an Kunden muss beispielsweise darauf geachtet werden, ob diese nur an private Geschäftspartner oder deren Mitarbeiter oder aber auch an Amtsträger vergeben werden sollen. Bei Letzteren sind die möglichen negativen Konsequenzen natürlich gravierender. Wichtig ist, dass die Grenzen und Gefahren des Schenkens bekannt sind. Dann stellen sich viele Fragen erst gar nicht und man erspart sich Kosten, Nerven und Ressourcen. Zum Beispiel kann die Frage, ob die Flasche Rotwein zu Weihnachten für einen Geschäftspartner als Dankeschön für die gute Zusammenarbeit gilt – oder schon als Bestechung angesehen wird – sehr leicht durch die Antwort auf die weitere Frage gelöst werden, ob mit einem solchen Geschenk Handlungen oder Entscheidungen des Beschenkten beeinflusst werden können.
Bei Amtsträgern kann auch eine „Belohnung“ für eine pflichtgemäße (also unbeeinflusste) Vornahme einer Amtshandlung bereits strafbar sein, wenn diese ungebührlich ist. Damit ist klar, dass wertige Geschenke an Amtsträger (also zum Beispiel Mitarbeitern im öffentlichen Bereich oder von staatsnahen Unternehmen) in jedem Fall zu unterlassen sind. Wichtig ist bei Geschenken außerdem, dass diese keinesfalls an irgendwelche Bedingungen geknüpft sind, dieser Eindruck sollte auch nicht spaßhalber erweckt werden. Also zum Beispiel sollte ein Vertriebsmitarbeiter einem Einkäufer eines Kunden eine kleine Aufmerksamkeit auch nicht mit einem Augenzwinkern und dem Beisatz übergeben: „Also nächstes Jahr kaufst du schon wieder bei uns.“
Die Erfahrung zeigt auch, dass extrem großzügige Geschenke normalerweise nicht für pflichtgemäße Handlungen gemacht werden. Daher soll davon Abstand genommen werden, wenn es sich um Mitarbeiter von Geschäftspartnern bzw. Kunden handelt. Schließlich stellt man sich auch oft die Frage, wie viel so ein „erlaubtes“ oder „gebührliches“ Geschenk den kosten darf bzw. ab wann ein Geschenk nicht mehr als geringfügig anzusehen ist. Einen Anhaltspunkt dafür bietet uns die Rechtsprechung des OGH, aus der man eine Wertgrenze von Euro 100 zumindest mittelbar ableiten kann. Viele Unternehmen setzen sich aber eigene Wertgrenzen, die oftmals auch darunter liegen. Außerdem bedeutet geringfügig nicht für jeden dasselbe. Zum Beispiel wird ein Lehrling von Fußballkarten im Wert von 80 Euro vielleicht schon beeinflusst werden können, der langjährige Leiter der Einkaufsabteilung wird davon aber wahrscheinlich unbeeindruckt bleiben.
Compliance reduziert Stress
Wichtig ist also, dass man sich zunächst die richtigen Fragen stellt und seine individuellen Schlüsse daraus zieht. Wenn man dies auch noch dokumentiert, hat man in vielen Fällen seine Compliance-Pflichten bereits erfüllt. Dazu muss man zunächst sein geschäftliches Umfeld gut kennen. Nicht jedes Unternehmen wird die volle Palette an möglichen Compliance-Themen beachten müssen. Wichtig ist also, dass man sich einen guten Überblick über die eigenen Risiken verschafft und dort ansetzt, wo es zu Fragen oder Haftungsrisiken kommen kann. Dazu sollte man sich zuerst vor Augen führen, welche Compliance-Fragen es überhaupt gibt.
Den größten Stress erzeugen bekanntlich unbekannte Risiken. Sobald man sich aber mit den grundlegenden Fragen auseinandergesetzt hat, erkennt man leicht, wo es Handlungsbedarf gibt und worauf man verzichten kann. Darin liegen auch viele Chancen für Unternehmer. Denn durch die Beschäftigung mit Compliance lernt man nicht nur sein Unternehmen und sein Geschäft besser kennen, sondern man ist durch die gezielte Analyse seiner Risiken auch in der Lage, seine eigenen Stärken und Schwächen besser zu überblicken.
Damit reduziert die Beschäftigung mit Compliance den Stress, den Weihnachtszeit und Jahresende ohnehin mit sich bringen, weil man einfach besser vorbereitet ist und sich wesentliche Fragen schon vorab beantwortet. Eine Übersicht über die wesentlichen Herausforderungen in Zusammenhang mit Compliance bekommt man am besten in einem Compliance-Seminar, das einem die wichtigsten Themen vor Augen führt und wo man seine Fragen mit Experten diskutieren kann.
Über den Autor
Mag. Stefan Onzek ist Experte für Wirtschaftsrecht und Compliance-Management. Er leitet die Stabsstelle Recht der Österreichischen Akademie der Wissenschaften (ÖAW) und hat weit über ein Jahrzehnt Erfahrung im Aufbau von Rechts- und Compliance-Strukturen.
