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Sind Drucker noch zeitgemäß?

Das papierlose Büro wird schon seit geraumer Zeit als das Nonplusultra dargestellt. Es werden ökonomische und auch ökologische Gründe ins Feld geführt, aber wie realistisch ist das Leben ohne Drucker und ist es auch für jeden Anwender machbar?

Was bringt das papierlose Büro?

Der Grund ist offensichtlich – es spart Ihnen Geld, Material und Platz. Dokumente, Briefe, Emails werden auf Servern, auf dem PC oder in der Cloud gespeichert. Die vielen Meter an Aktenschränken können reduziert werden, wenn man nicht alles ausdruckt. Man spart Papier und das ist auch gut für die Umwelt. Wenn man weniger Toner verbraucht, wird Plastikmüll eingespart.

Die Tücken der Technik

Wenn Sie sich nur auf die Technik verlassen, dann liefern Sie sich ihr auch aus. Natürlich wollen Sie nicht auf den Einsatz moderner Kommunikation verzichten, aber Sie sollten auch nicht blind auf sie vertrauen. Wenn Sie Ihre Daten und Unterlagen beispielsweise in der Cloud abspeichern, sollten Sie sich informieren, in welchem Land die Server stehen. Am 25.05.2018 treten mit der DSGVO strenge Datenschutzbestimmungen in Kraft. Diese müssen Sie befolgen, sonst drohen hohe Strafen. Daher sollten Sie sich gut überlegen, was Sie alles elektronisch abspeichern, mit welchen elektronischen Tools Sie arbeiten oder was Sie besser als Ausdruck in einem abschließbaren Aktenschrank aufheben.

Wenn Sie alles nur digital vorrätig haben, können Sie Daten und Unterlagen im Falle eines Hackerangriffs oder bei einem Stromausfall nicht oder nur eingeschränkt abrufen. In diesen Momenten sehnen Sie sich wieder danach, einfach in das Regal zu greifen und die ausgedruckten Papierunterlagen herauszuziehen. Zumindest die wichtigsten Unterlagen sollten Sie daher als Ausdruck im Schrank haben.

Hier können Sie Platz und Papier sparen, wenn Sie die Unterlagen zweiseitig oder bei Präsentationen mehrere Folien auf einem Blatt ausdrucken. Mit modernen Druckern und den richtigen Einstellungen ist das kein Problem.

Ausdrucke sind praktisch und beliebt

Die meisten Menschen möchten einfach etwas in der Hand halten. Wie oft machen Sie sich Notizen auf einem Zettel, weil es einfach schneller geht statt erst einmal den Laptop hochzufahren oder sich mit dem Display auf dem Smartphone abzumühen? Auch bei Schulungsunterlagen oder bei der Korrektur von Dokumenten ist es den meisten Menschen lieber, etwas Greifbares in Händen zu halten. Es ist zudem angenehmer für die Augen und ermüdet sie weniger, wenn man auf Papier blickt statt nur auf den Monitor.

Fazit

Ohne Drucker wird es auf absehbare Zeit nicht gehen. Hier können Sie aber auch einiges sparen, wenn Sie Ihren Bedarf kennen. Drucken Sie mehr Farbe oder schwarz-weiße Texte? Im ersten Fall ist ein Tintenstrahldrucker die Lösung, im zweiten ein Laserdrucker. Verwenden Sie alternative Produkte zum Beispiel bei Tonern und Druckerpatronen und sparen Sie so bares Geld. Die modernen Drucker sind preisgünstig und überzeugen mit unterschiedlichen Funktionen als Scanner und Faxgerät. Und wenn Sie auf Umweltlabels wie den grünen Engel bei Kartuschen achten, dann schonen Sie die Umwelt.