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Multitasking: Bearbeiten von E-Mails in Meetings ist unerwünscht

  • Umfrage unter österreichischen HR-Managern.
  • 32 % empfinden das Lesen und Bearbeiten von E-Mails während Meetings als störend.
  • Bearbeiten von E-Mails kann sich auf die nächste Beförderung negativ auswirken.

Multitasking ist aus der modernen Arbeitswelt nicht mehr wegzudenken, doch die Bearbeitung des E-Mail-Postfachs während Meetings sorgt in österreichischen Unternehmen immer wieder für Diskussionen. In der aktuellen Arbeitsmarktstudie im Auftrag des Personaldienstleisters Robert Half geben zwei Drittel (69 %) der befragten HR-Manager in Österreich an, dass Kollegen in Besprechungen häufig oder sehr häufig E-Mails lesen und beantworten. Doch für gerade einmal 11 % ist dieses Verhalten akzeptabel.

Wer sich bei Besprechungen zu sehr in seine E-Mails vertieft, könnte in den Verdacht geraten, seine Aufgaben oder sein Gegenüber nicht ernst zu nehmen.

Robert Szvetecz
Country Manager bei Robert Half

32 % der befragten Personalmanager empfinden das Lesen und Bearbeiten von E-Mails während Sitzungen hingegen als störend und fordern, Smartphones und Tablets aus den Konferenzräumen zu verbannen. Für die Hälfte (49 %) der HR-Manager ist es akzeptabel, dass sich Kollegen während Meetings um E-Mails kümmern, insofern es sich um wichtige Anfragen handelt. Eine Minderheit von 8 % der Befragten sieht dann kein Problem, wenn der Kollege zum Beantworten seiner E-Mails den Raum verlässt.


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Gemeindames Multitasking macht mehr Spaß

 Multitasking muss nicht sein

Ein Gespräch zu führen und gleichzeitig im Internet zu surfen oder E-Mails zu schreiben, ist nicht nur äußerst unhöflich, auch Ihre Aufmerksamkeit ist dadurch stark eingeschränkt und Sie können schon einmal wichtige Informationen verpassen.


 Sich auf das Wesentliche konzentrieren

Sollte ein Meeting länger dauern, können Sie die Pausen für das Überprüfen und Beantworten Ihrer E-Mails nutzen. Ganz wichtige Anrufe oder Nachrichten sollten Sie zu Beginn der Besprechung ankündigen und bei der Beantwortung den Raum verlassen, um die anderen Teilnehmer nicht zu stören.


 Das richtige Kommunikationsmittel wählen

Ob E-Mail, Telefonat oder persönliches Gespräch – überlegen Sie, was sinnvoller ist. Sie ersparen so Ihrem Ansprechpartner eine unnütze E-Mail oder einen Anruf zu einer ungünstigen Zeit. Halten Sie auch die in einigen Unternehmen verbreitete CC-Kultur in engen Grenzen.


 Kurze Nachrichten hinterlassen

Sollten Sie Ihren Ansprechpartner nicht persönlich erreichen, hinterlassen Sie eine kurze Mailbox-Nachricht. Kommen Sie schnell auf den Punkt, erwähnen Sie, wann und wie Sie am besten zu erreichen sind und wiederholen Sie am Ende der Nachricht Ihren Namen.