Die Karriere-Kolumne auf BILDUNGaktuell. Richtig führen, denken, handeln. Fragen Sie den Führungskräfte-Coach, wie es noch besser geht.
Michaela Grüsser (www.gruesser.at) ist Management-Consultant, Trainerin und Führungskräfte-Coach für nationale und internationale Unternehmen. Mit ihrer Initiative „Women’s Leadership Development“ unterstützt sie seit vielen Jahren Frauen auf dem Weg ins Management.
Haben Sie eine Frage an sie? Schreiben Sie uns eine E-Mail
Robert, 39: „Mir steht ein schwieriges Gespräch mit einem Mitarbeiter bevor. Es gibt große Probleme bei einem Kundenprojekt und bereits Beschwerden über den Mitarbeiter. Er ist aber sehr uneinsichtig und meint, alles richtig gemacht zu haben. Worauf habe ich in dem Kritikgespräch besonders zu achten?”
Führungskräfte-Coach Michaela Grüsser antwortet:
Wichtig ist, daß Sie sich gut auf dieses Gespräch vorbereiten. Ein Kritikgespräch ist eine unangenehme Führungsaufgabe, die Sie jedoch unter Beachtung folgender Punkte professsionell meistern können.
1. Bleiben Sie bei den Tatsachen
Sammeln Sie die Fakten zum aktuellen Stand des Projektes sowie die am Projektbeginn vereinbarten Ziele und Milestonen. Bereiten Sie Ihre Argumente sachlich auf. Dokumentieren Sie die Kundenaussagen und holen Sie bei Bedarf noch weitere Informationen bzw. Feedback aus dem Projektteam zum Projektstatus ein. Bleiben Sie bei den Tatsachen – vermeiden Sie Unterstellungen und Übertreibungen. Sprechen Sie die kritischen Punkte klar und offen an.
2. Hören Sie zu und fragen Sie nach
Nehmen Sie sich genügend Zeit und schaffen Sie eine ruhige und konstruktive Gesprächsatmosphäre. Bleiben Sie im Dialog: hören Sie zu und fragen Sie nach. Sie wollen Einsicht beim Mitarbeiter erreichen – dazu müssen Sie ihm auch die Möglichkeit geben, seine Sichtweise darstellen zu können. Signalisieren Sie Verständnis für die Argumente des Mitarbeiters – das heißt nicht, dass Sie auch mit dem Vorgehen oder der bisherigen Abwicklung einverstanden sein müssen.
3. Hart in der Sache, fair zum Menschen
Achten Sie auf Ihre persönliche Haltung und Einstellung vor und während des Gespräches. Auch wenn die Situation beim Kunden kritisch ist – das Gespräch mit Ihrem Mitarbeiter soll von Respekt getragen sein.
4. Verzichten Sie im Kritikgespräch auf Belehrungen
Klären Sie zu Beginn des Gesprächs nochmals den Hintergrund und das Ziel dieses Treffens. Fokussieren Sie sich auf das Finden einer gemeinsamen Lösung zum Wohle des Kunden und zur Absicherung des Projektes. Jedes Kritikgespräch ist auch ein Förder-/Entwicklungsgepräch. Hier wird kein „Schuldiger“ gesucht, sondern es werden die Ursachen für die aktuelle Problemsituation analysiert. Verzichten Sie auf Belehrungen. Geben Sie Anregungen und führen Sie das Gespräch durch (offene) Fragen. Zeigen Sie die Lernfelder auf. Erarbeiten Sie gemeinsam mit dem Mitarbeiter, wie künftig derartige Fehler vermieden werden können. Lassen Sie dem Mitarbeiter im Gespräch Zeit, seine Ideen und Vorschläge zur Lösung des Problems einzubringen.
5. Verbleiben Sie konkret und verbindlich
Halten Sie gemeinsam die wesentlichsten Aussagen in Stichworten (Protokoll) fest und dokumentieren Sie die getroffenen Absprachen und weitere Vorgehensweise. Verbleiben Sie konkret und verbindlich: fixieren Sie im Gespräch einen Follow-up-Termin zur gemeinsamen Kontrolle der Zielerreichung bzw. des nächsten Milestones. Scheuen Sie sich nicht, Ihre Erwartungen, aber auch die mögliche Konsequenzen darzustellen, falls der Mitarbeiter die Vereinbarung aus diesem Gespräch nicht einhält. Fassen Sie schließlich die Inhalte nochmals zusammen und nutzen Sie die Möglichkeit zur gemeinsamen Reflexion des Gesprächs.
Haben auch Sie eine Frage an Michaela Grüsser? Dann schreiben Sie eine E-Mail an coaching-minutes@bildungaktuell.at
Hinweis der Redaktion: Aus Gründen der leichteren Lesbarkeit wird auf eine geschlechtsspezifische Differenzierung verzichtet. Entsprechende Begriffe gelten im Sinne der Gleichbehandlung für beide Geschlechter.