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Coaching-Minutes –Teil 3: Besprechungen produktiver gestalten

Die Karriere-Kolumne auf BILDUNGaktuell. Richtig führen, denken, handeln. Fragen Sie den Führungskräfte-Coach, wie es noch besser geht.


Neu als Führungskraft? Führungskräfte-Coach Michaela Grüsser hilft!Michaela Grüsser (www.gruesser.at) ist Management-Consultant, Trainerin und Führungskräfte-Coach für nationale und internationale Unternehmen. Mit ihrer Initiative „Women’s Leadership Development“ unterstützt sie seit vielen Jahren Frauen auf dem Weg ins Management.

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Gerhard, 44: Wir haben jeden Montag ein zweistündiges Team-Jour fixe, in dem ich meine Leute (8 Personen) über aktuelle Themen informiere. Das Meeting läuft zunehmend schleppend und die Teilnehmer sind sehr inaktiv. Welche Möglichkeiten habe ich, um  Meetings für alle produktiver zu gestalten?

Führungskräfte-Coach Michaela Grüsser antwortet:

Die erste und allerwichtigste Frage ist: braucht es wirklich ein wöchentliches zweistündiges Meeting? Unter Berücksichtigung der Aufmerksamkeitsspannen und der Themenfülle ist es nachvollziehbar, dass das Meeting rasch an Dynamik verliert.

Sollten Sie die Dauer des Meetings beibehalten wollen / müssen, empfehle ich Ihnen eine stärkere Einbindung der Teilnehmer. Zum Beispiel können im Vorfeld Rollen wie Moderation und Protokollant vergeben werden. Am besten verteilen Sie diese Funktionen rollierend, d.h. am Ende des Meetings werden für die kommende Woche neue Mitarbeiter bestimmt. Nominieren Sie auch immer jemanden, der den „Meister der Zeit“ spielt und Dauerredner freundlich in die Schranken weist.

Besprechungen produktiver gestalten

Halten Sie bei den Agendapunkten im Fokus, daß das Meeting dazu dient, Informationen zu verteilen, die für ALLE Anwesenden relevant sind. Sollten Sie Themen auf der Agenda haben, die komplex sind und umfangreich diskutiert werden müssen, organisieren Sie dazu lieber ein gesondertes Meeting im kleineren Kreis. Gehen Sie effizient mit der Zeit ihrer Mitarbeiter um.

Nehmen Sie Ihre Mitarbeiter „in die Pflicht“. Sie müssen eine zweistündige Sitzung nicht alleine gestalten. Geben Sie jedem die Möglichkeit, auch ein kurzes Update seiner aktuellen Wochenaktivitäten zu geben. Geben Sie Zeitfenster vor. Nutzen Sie unterschiedliche Formate. Es muss nicht immer PowerPoint sein.

Das Meeting braucht auch Regeln

Vergessen Sie nicht, auch kurze Pausen einzuplanen. Ich nehme an, Sie haben auch Meetingregeln eingeführt, die beinhalten, daß Mobiltelefone beiseite zu legen sind? Eine Box zum Einwurf, abgestellt in einer Ecke, hat schon zu manchem Kreativitätsschub in Meetings geführt. Und die Fähigkeit zum „Multitasking“ hat sich bereits als Mythos entpuppt.

Sprechen Sie sich mit Ihrem Team ab, wenn es um die Neugestaltung des Jour fixe geht. Fragen Sie nach, welche Wünsche und Erwartungen es an dieses Wochenmeeting gibt. Was braucht es mehr, was braucht es weniger. Wenn es für Ihre Mitarbeiter die Möglichkeit gibt, mitzugestalten, wird das Engagement größer. Damit sind Sie Ihrem Ziel, ein effizientes und effektives Meeting abzuhalten, ein großes Stück näher.

Haben auch Sie eine Frage an Michaela Grüsser? Dann schreiben Sie eine E-Mail an coaching-minutes@bildungaktuell.at


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